Оренбургский государственный университет

Положение о факсимильном воспроизведении подписи должностного лица

от 14.07.2022 № 112-Д

Утверждено приказом и. о. ректора от 14.07.2022 № 573.

Скачать в формате PDF

1 Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, письма Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи», уставом и иными локальными нормативными актами федерального государственного бюджетным образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — университет).

1.2 Настоящее положение регулирует порядок использования и хранения факсимильного воспроизведения подписи должностного лица с помощью средств механического или иного копирования, иное воспроизведение подписи должностного лица, а также устанавливает ответственных лиц за использование факсимиле в процессе документационного обеспечения работы университета.

1.3 Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица (далее — факсимиле) — точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом, клише-печать, воспроизводящее подпись должностного лица.

2 Использование факсимиле

2.1 Факсимиле предназначено для использования по взаимной договоренности между сторонами договоров оказания платных образовательных услуг.

2.2 Согласие на использование факсимиле должностного лица оформляется приказом ректора.

2.3 Факсимиле используется для подписания договоров об оказании платных образовательных услуг и дополнительных соглашений к ним, писем-уведомлений о наличии задолженности за платные образовательные услуги, заверенных копий документов об оплате.

2.4 Использование факсимиле на документах, не указанных в пункте 2.3 настоящего Положения, не допускается.

2.5 Соглашение об использовании факсимиле в качестве аналога собственноручной подписи должно быть зафиксировано отдельно или включено в текст договора об оказании платных образовательных услуг.

3 Порядок изготовления факсимиле

3.1 В университете допускается изготовление факсимиле следующих должностных лиц:

- первый проректор.

3.2 Факсимиле изготавливается в соответствии с образцом оригинала подписи должностного лица в натуральную величину. Оттиск факсимиле должен быть выполнен с помощью чернил синего или фиолетового цвета.

3.3 При использовании факсимиле на документе должен оставаться четкий оттиск всех элементов изображения собственноручной подписи должностного лица. Насыщенность и цветовой тон всех участков должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

3.4 Заявка на изготовление факсимиле должностного лица утверждается ректором университета. Утвержденные заявки передаются для исполнения в Контрактную службу университета. Непосредственное изготовление факсимиле осуществляет юридическое лицо и/или индивидуальный предприниматель, которые вправе изготавливать печати и штампы в соответствии с общероссийским классификатором видов экономической деятельности, на основании заключенных договоров.

4 Порядок хранения и передачи факсимиле

4.1 Факсимиле используются в строгом соответствии с п. 2.3 настоящего Положения.

4.2 Отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов университета регистрирует факсимиле в установленном порядке.

4.3 Факсимиле передается отделом документационного обеспечения и контроля исполнения документов по доверенности, оформленной в установленном порядке, уполномоченному лицу (работнику университета), под подпись. Передача факсимиле осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля исполнения документов без создания комиссии по акту. Акт утверждается тем должностным лицом, чье факсимиле передается.

4.4 Факсимиле хранятся в сейфах (запирающихся шкафах) должностных лиц или работников, ответственных за хранение и использование факсимиле. Хранить факсимиле в других местах запрещается.

4.5 Работники, ответственные за хранение и использование факсимиле, а также работники, заменяющие их в периоды временного отсутствия (командировка, отпуск и т.п.), назначаются приказом ректора университета.

4.6 При увольнении или переводе должностного лица его факсимиле сдается в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов.

4.7 Наличие факсимиле, а также соблюдение условий его хранения и использования проверяются в рамках проведения годовой инвентаризации управлением бухгалтерского учета и отчетности.

4.8 В случае утраты, хищения или порчи факсимиле работник, ответственный за его хранение и использование, направляет докладную записку на имя ректора университета. Для выяснения причин произошедшего приказом ректора университета создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом. Акт представляется на утверждение ректору университета.

4.9 В случае утраты, хищения или порчи факсимиле отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов вносит соответствующие отметки в учетные документы и передает данную информацию в управление бухгалтерского учета и отчетности. Вновь изготовленный экземпляр факсимиле подлежит регистрации в установленном порядке.

5 Ответственность за нарушение использования факсимиле

5.1 Факсимиле используется только ответственным лицом, назначенным приказом ректора университета.

5.2 В случае утери, повреждения факсимиле и использования не по назначению на ответственное лицо возлагается материальная и/или дисциплинарная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6 Порядок уничтожения факсимиле

6.1 Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые факсимиле, а также факсимиле уволенных или переведенных на другую должность должностных лиц передаются в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов для уничтожения.

6.2 Передача факсимиле осуществляется не позднее дня увольнения или издания приказа о переводе должностного лица на иную должность, а при миновании надобности использования факсимиле – не позднее последнего числа месяца, в котором было прекращено использование факсимиле.

6.3 Уничтожение факсимиле производится комиссией, созданной приказом ректора университета. Факт уничтожения факсимиле фиксируется в акте, который представляется для утверждения ректору университета. Регистрационные данные акта вносятся в соответствующие документы учета.

7 Порядок утверждения и изменения настоящего Положения

7.1 Настоящее Положение, а также вносимые в него изменения утверждаются приказом ректора университета