Оренбургский государственный университет

Основные вопросы, возникающие при работе с документами университета

1. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, сроков исполнения и порядок работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Секретари структурных подразделений или иные работники, назначаемые руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых структурными подразделениями университета, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения. Сводная номенклатура дел университета состоит из номенклатур дел структурных подразделений и формируется в соответствии со структурой университета. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: управление делами, ученый совет, деканат факультета, кафедра и т. п.). (Основные правила работы архивов организаций, 2002 г.)

3. Графы номенклатуры дел университета, структурных подразделений заполняются следующим образом:

• в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел;
• в графу 2 включаются заголовки дел, порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью;
• в графе 3 указывается количество дел (томов, частей), графа заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 указываются срок хранения дела, номер статьи в соответствии с типовым перечнем управленческих документов или примерной номенклатурой дел вуза;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел (количество сформированных папок), о переходящих делах (указание места хранения оригинала), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

(Основные правила работы архивов организаций, 2002 г.)

4. Структурные подразделения могут добавить и/или исключить из сводной номенклатуры дел университета документы, касающиеся специфики подразделения, не изменяя нумерацию по сводной номенклатуре дел. (Основные правила работы архивов организаций, 2002 г.)

5. Дело — совокупность документов, относящихся к определенному направлению или вопросу деятельности университета/структурного подразделения, помещенных в отдельную папку документов с присвоением номера и названия по номенклатуре дел университета.

Общие правила:

• помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать вместе;
• документы в одном деле располагать в хронологической последовательности.

(Основные правила работы архивов организаций, 2002 г.)

6. В архив университета передаются дела постоянного и временного хранения — свыше 10 лет, дела по личному составу, дипломные проекты (работы). Не подлежат передаче в архив дела временного хранения — до 10 лет включительно, так как хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения в установленном порядке уничтожаются (Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета, введ. приказом ОГУ от 14.12.2009 № 413).

7. Для определения документов на постоянное хранение или на уничтожение (документы с истекшим сроком хранения) в таких структурных подразделениях, как институты, факультеты, управления, создается экспертная комиссия структурного подразделения (ЭКсп), которая проводит экспертизу ценности документов. В состав ЭКсп входят: руководитель структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, представитель архива университета. По результатам экспертизы ценности составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Положение от 09.06.2023 № 39-Д «Об экспертной комиссии»).

8. В соответствии с приказом ОГУ от 21.04.2011 № 187 "О введении в действие инструкции "О порядке учета, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ", курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы, выделенные к уничтожению, расшиваются, освобождаются от металлических предметов (скрепок, скоб), перемешиваются и сдаются в хозяйственный отдел университета. На акте "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" ставится виза работника хозяйственного отдела, принявшего документы.

Для других документов университета приказом ОГУ от 01.03.2011 № 88 предусмотрена аналогичная процедура уничтожения.

9. В соответствии с приказом ОГУ "О регистрации корреспонденции" от 28.09.2007 № 304:

1. регистрация документов исходящей корреспонденции осуществляется при условии их оформления на официальном бланке университета, за подписью ректора и проректоров в соответствии с их компетенцией;
2. деканам факультетов и иным руководителям структурных подразделений запрещено подписывать документы, оформленные на официальном бланке университета;
3. регистрация документов входящей и исходящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения и контроля исполнения документов;
4. при регистрации исходящего документа в отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов представляется копия с подписью исполнителя и почтовым адресом.

10. Приказом ОГУ "О надлежащем оформлении и согласовании исходящей корреспонденции" от 08.05.2008 г. № 159 запрещено деканам факультетов, руководителям структурных подразделений подписывать и направлять в сторонние организации письма, касающиеся решения хозяйственных вопросов, оформления договоров, направления рекомендаций и заявок подрядчикам, поставщикам и иным контрагентам по договорам без письменного согласования ректора или лица, им уполномоченного.

11. В соответствии с приказом ОГУ "Об утверждении инструкции "О порядке работ с программной системой "Приказы по университету" от 25.12.2006 № 404, при первом получении текста приказа исполнитель в день получения должен ответить о получении данного документа ("Приказ (распоряжение) от "__"_____20__г. №____ получен/принят к исполнению" и т. п.). Следующим приходит сообщение, которое содержит конкретное поручение, дату (срок) исполнения, ответственного исполнителя и контролера данного приказа. В случае исполнения поручения направляется ответ: "Приказ (распоряжение) от "__"_____20__г. №____ выполнен", либо информация о перенесении сроков или о проделанной работе. Отчет исполнителем отсылается точно в срок, указанный в сообщении, и должен состоять из ответа об исполнении, а не о получении приказа или поручения.

12. Информацию о текущей исполнительской дисциплине за определенный период можно посмотреть на сайте университета, там же представлен график отвечаемости и выполняемости поручений: "Информационные системы / Выполнение приказов / Отчет по выполняемости поручений / График отвечаемости и выполняемости поручений". При этом интересующий период задается пользователем самостоятельно. Руководители структурных подразделений имеют возможность проконтролировать наличие невыполненных документов, для чего необходимо нажать курсором на ФИО руководителя в таблице "Отчет по выполняемости поручений", над таблицей появится информация — номера и даты приказов и распоряжений, по которым отсутствуют отчеты об исполнении.